Heute sprechen wir darüber, wie man sich nach dem Einstieg in die Speditionsbranche so schnell wie möglich mit den Arbeitsabläufen vertraut macht und als Neuling startet.
Ich werde nicht auf Klischees wie „weniger reden und mehr tun“, „mutig und vorsichtig sein“ und „demütig sein und um Rat fragen“ eingehen. Das sind alles grundlegende Dinge des gesunden Menschenverstandes und gelten für alle Branchen. Ich werde nicht ins Detail gehen. Kommen wir direkt zu den Kernpunkten.
01 Der wichtigste Arbeitsablauf
Das Wichtigste bei der Speditionsabwicklung ist, den Arbeitsablauf zu beherrschen. Die Prozessschritte scheinen nicht kompliziert zu sein. Tatsächlich kann jeder Schritt in mehrere Teilschritte unterteilt werden. Die dabei involvierten Wissenspunkte sind vielfältig und komplex, und der Geschäftsverlauf ändert sich jederzeit. Die Fähigkeit, den Gesamtüberblick zu behalten und zu steuern, ist sehr anspruchsvoll. Sie müssen den Zeitpunkt jedes Schritts genau erfassen und den Teil des Prozesses, der vor dem Stichtag erledigt werden muss, abschließen. Andernfalls, wenn ein Schritt langsam ist, wird der nächste Schritt ebenfalls langsam sein, was sich direkt auf die nachfolgenden Schritte auswirkt und Ihnen später Probleme bereitet. Die operative Arbeit bringt endlose Schwierigkeiten mit sich.
Zum Beispiel.
Nachdem Sie beispielsweise einen Auftrag von einem Kunden erhalten und diesen ohne Probleme geprüft haben, ist der erste Schritt die Buchung eines Stellplatzes. „Buchung“ besteht nur aus zwei Wörtern, aber Sie müssen mehr als zwei Schritte unternehmen:
- Sie müssen eine Anfrage basierend auf dem Abfahrtshafen, dem Zielhafen, dem Produktnamen und der Containeranzahl stellen, um zu sehen, wer den besten Preis hat und alle Anforderungen des Kunden erfüllen kann, und dann warten, bis das Unternehmen dem Kunden ein Angebot unterbreitet und entscheidet, welches Schiff gebucht werden soll;
- Nachdem entschieden wurde, welches Schiff genommen werden soll, beginnen Sie mit der Auftragserteilung und reichen diese bei der Reederei zur Bestätigung des Platzes ein. Manchmal haben Reedereien mit guten Preisen keinen Platz, insbesondere auf Routen, auf denen es oft zu Liquidationen kommt. Am Ende des Monats, bevor der Preis der Route steigt, gibt es oft keine Plätze für Waren mit guten Preisen, und die Preise für diejenigen mit Plätzen sind nicht gut. Kunden möchten oft, dass Waren versandt werden, benötigen aber auch gute Preise. Insbesondere bei Waren, die dringend versandt werden müssen, sind Buchungen spät und Lager werden liquidiert, was uns oft zwingt, großzügig zu sein. Sie sind schamlos und suchen überall nach Schiffsraum, daher müssen Sie auf Routen, die anfällig für Liquidation sind, frühzeitig beginnen und Kunden daran erinnern, frühzeitig zu bestellen, um Schiffsraum zu sichern.
- Gleichzeitig müssen die spezifischen Anforderungen des Kunden mit der Reederei abgeklärt werden (z. B. gibt es bei ausländischen Akkreditiven manchmal viele Anforderungen, die einzeln überprüft werden müssen, insbesondere die Anforderungen an den auf dem Frachtbrief angezeigten Inhalt). Dieser Punkt ist entscheidend. Wenn Sie versehentlich einen bestimmten Punkt übersehen, warten Sie einfach, bis später alles passiert!
- Gleichzeitig muss auch die Containerauslastung im Lager, die voraussichtliche Ankunftszeit des Kunden und der Ort der Verpackung der Container umfassend berücksichtigt werden. Andernfalls ist es nutzlos, Platz zu haben, aber keine Container zum Verladen der Waren. Insbesondere bei Lagerengpässen kann es auch zu Containerknappheit kommen. Die Reederei kümmert sich nicht darum, ob Sie Platz zum Verpacken haben oder ob Container verfügbar sind. Sie kümmert sich nur um die Packliste und den Rest müssen Sie selbst erledigen. Daher müssen Sie diese Aufgaben im Voraus erledigen, um sich selbst Ärger zu ersparen.
- Weitere Punkte, die gemeinsam bestätigt werden müssen.
Wie wäre es?
Dies ist nur der erste Schritt im Betriebsprozess, aber er erfordert, dass Sie alle Prozesse durchlaufen und alle nachfolgenden Schritte und alle möglichen Probleme berücksichtigen. Wenn Sie sich bei etwas unsicher sind, sollten Sie sofort dorthin gehen. Stellen Sie sicher, dass Sie, wenn Sie etwas verpassen, es später nicht mehr essen können. Wirklich, ich mache keine Witze, dafür haben Sie Lehrgeld bezahlt.
02 Wie man den Betriebsprozess beherrscht
Zuerst müssen Sie geduldig sein und lernen.
Im Allgemeinen, wenn wir neue Leute einarbeiten, geben wir ihnen zuerst eine Reihe von Geschäftsunterlagen, die wir bearbeitet haben, und lassen sie diese kommentarlos lesen. Verwechseln Sie dies nicht damit, dass die Vorgesetzten arrogant und unhöflich sind, um die neuen Leute zu schikanieren. Das Lesen der Dokumente war schon immer der erste Schritt für neue Leute zum Lernen, was auch der Ausgangspunkt ist, um sich mit dem Geschäft vertraut zu machen. Da die Geschäftsunterlagen in der Reihenfolge des Prozesses gebunden sind, werden Sie diese Reihenfolge natürlich entdecken, wenn Sie sie oft durchblättern. Obwohl Sie zu diesem Zeitpunkt den Hergang dieser Bestellungen möglicherweise nicht verstehen, werden Sie einen allgemeinen Eindruck davon haben. Warten Sie, bis Sie es tatsächlich bedienen. Nachdem Sie es mit mehreren Transaktionen bestätigt haben, werden Sie vielleicht plötzlich verstehen, worum es bei diesen Prozessen geht.
Was man beachten muss, ist, dass man nicht denken darf, dass man den Prozess nur versteht, weil man ihn aufschreibt. Was man im Kopf behält, sind nur bedeutungslose Wörter und Phrasen, die nur auf dem Papier bleiben. Erst nachdem man sie tatsächlich angewendet hat, werden diese Wörter und Phrasen klarer. Sie werden automatisch in Ihrem Kopf verbunden, um eine Operations-Montagelinie zu bilden. Egal, welchen Punkt Sie betrachten, die Schritte vor und nach diesem Punkt werden automatisch in Ihrem Unterbewusstsein auftauchen. Das ist wirklich nicht auswendig gelernt, es kann nur durch tatsächliche Anwendung verstanden werden. Manchmal muss man auch etwas Lehrgeld bezahlen, um den Eindruck zu vertiefen.
Manchmal gibt es in dieser Phase eine Lücke zwischen Neulingen. Ein Neuling mit einer starken Lernfähigkeit wird die Zusammenhänge schnell erkennen und die Schlüsselprozesse erfassen. Obwohl sie noch nicht weiß, wie man es bedient, braucht sie, sobald sie die Theorie hat, nur ein paar Mal zu üben und zu vergleichen und zu überprüfen, und sie wird bald in der Lage sein, mit der Arbeit zu beginnen. In diesem Punkt werden die Neulinge, die gewinnen, höchstwahrscheinlich die Gunst ihrer Vorgesetzten und Kollegen gewinnen. Wenn Sie diese Fähigkeit natürlich nicht wirklich besitzen, denken Sie nicht immer darüber nach, wie Sie sich hervorheben können. Lernen Sie jeden Schritt gewissenhaft und erledigen Sie jede kleine Aufgabe, die Ihnen zugewiesen wird, gut, und Sie werden von allen anerkannt.